Pemilik restoran independen sering melakukan pembukuan sendiri. Bahkan jika mereka mempekerjakan seorang akuntan profesional pada akhir tahun, mereka dapat menghemat banyak uang dengan menangani sendiri tugas-tugas mingguan.
Menyiapkan bagan akun agar sesuai dengan kebutuhan restoran umumnya memerlukan penyesuaian pilihan default dari program akuntansi apa pun. Pemilihan akun bisnis penjualan dan harga pokok pada sebagian besar sistem tidak menyediakan pemisahan kategori makanan dan minuman yang diperlukan.
Bahkan program pembukuan terkemuka untuk usaha kecil, meskipun memiliki pilihan default untuk restoran, gagal menyediakan semua akun yang dibutuhkan sebagian besar pemilik restoran. Selain itu, banyak akun pengeluaran yang ditambahkan jarang digunakan, menyebabkan kebingungan selama entri data, dan tidak membantu gambaran keuangan bisnis.
National Restaurant Association menerbitkan buku berjudul Uniform System of Accounts for Restaurants. Buku ini memberikan deskripsi rinci tentang penerapan prinsip akuntansi yang berlaku umum untuk industri restoran.
Buku itu mencakup contoh bagan akun, tetapi mencatat bahwa “kode yang digunakan di sini bukan satu-satunya metode untuk mengklasifikasikan akun”. Ini menunjukkan bahwa sebagian besar restoran tidak akan menggunakan semua kategori yang terdaftar, dan juga tidak memiliki rincian inventaris dan kategori biaya di luar “makanan” dan “minuman”. Banyak pemilik restoran ingin pemisahan lebih lanjut dari kategori tersebut untuk memasukkan sub-kategori seperti “daging”, “makanan laut”, dan “produksi”, dan mungkin “bir” dan “anggur” untuk kategori minuman.
Sementara banyak program tidak memerlukan penggunaan nomor rekening, buku NRA menyatakan bahwa beberapa jenis sistem penomoran rekening harus digunakan. Jika program Anda tidak menampilkan nomor akun, program tersebut seharusnya memiliki opsi pada layar pengaturan untuk mengaktifkan fitur tersebut.
Setiap sistem penomoran akun umumnya dikelompokkan sehingga akun dari jenis tertentu termasuk dalam kisaran angka tertentu. Misalnya, aset mungkin berada dalam kisaran 1000, dan akun pendapatan dalam kisaran 4000. Pada sistem dengan banyak akun detail, 5 digit angka dapat digunakan untuk memungkinkan lebih banyak sub-kategori, tetapi itu jarang diperlukan untuk restoran kecil.
Rentang angka tipikal yang digunakan oleh banyak sistem akuntansi adalah sebagai berikut:
Akun aset: 1000-1999
Akun kewajiban: 2000-2999
Akun ekuitas: 3000-3999
Akun pendapatan: 4000-4999
Biaya barang: 5000-5999
Biaya: 6000-8000
Akun “Lainnya”: 8000-9999
Akun Aset
Akun aset termasuk uang tunai, rekening bank, inventaris, dan segala sesuatu yang dimiliki.
Adalah umum untuk menetapkan nomor rekening pertama, 1000, ke Tunai, karena mereka biasanya dipesan, dalam setiap kelompok, berdasarkan likuiditas (kemudahan mengkonversi ke uang tunai).
Rekening terpisah harus digunakan dalam bagan rekening untuk setiap rekening bank yang dikelola untuk bisnis. Jika setoran pedagang membutuhkan waktu beberapa hari untuk sampai ke bank, rekening pedagang dapat digunakan. Juga, jika cek diterima dan tidak diproses secara elektronik, akun harus dibuat untuk menyimpan cek.
Rekening baru biasanya diberi nomor 10 digit terpisah, sehingga dua rekening bank pertama Anda dapat menggunakan 1010 dan 1020 sebagai nomor rekening dalam bagan rekening. Meninggalkan celah di antara angka memudahkan untuk menambahkan akun lain nanti dan memerasnya ke dalam urutan pengurutan di posisi apa pun.
Akun aset dapat diberi nomor seperti ini:
1000 Uang Tunai
1010 Rekening Bank Utama
1020 Rekening Bank #2
1060 Akun Deposit Pedagang
1080 Cek Diterima
1100 Piutang
1200 Persediaan Makanan
1210 Persediaan Daging
1220 Inventarisasi Unggas
1230 Inventaris Makanan Laut
1240 Persediaan Susu
1250 Menghasilkan Persediaan
1260 Inventaris Toko Roti
1270 Persediaan Beku
1280 Inventaris Kering & Kalengan Grocery
1320 Persediaan Minuman
1330 Inventaris Minuman Keras
1340 Persediaan Bir
1350 Persediaan Anggur
1360 Persediaan Barang Dagang
1380 Bar & Persediaan Habis Pakai
1400 Biaya & Uang Muka Dibayar di Muka
1450 Nilai pengembalian daur ulang
Aset yang memiliki umur beberapa tahun atau lebih disebut sebagai Aset Jangka Panjang. Ini juga termasuk real estat apa pun.
1500 aset tetap
1510 Tanah & Bangunan
1520 Mobil
1530 Perlengkapan & Peralatan Furnitur
1540 Peningkatan Leasehold
1600 Akumulasi Penyusutan
1700 Modal Awal Biaya
1800 Uang Jaminan
Akun Kewajiban
Akun kewajiban mencakup hal-hal seperti kartu kredit dan hutang kepada vendor. Ini juga termasuk uang yang telah diterima untuk hal-hal seperti pajak yang harus dibayarkan kepada negara, tip karena karyawan, dan kartu hadiah yang dijual tetapi belum ditukarkan. Pinjaman real estat dan pembiayaan utama lainnya diklasifikasikan sebagai kewajiban jangka panjang.
Akun kewajiban dapat diberi nomor sebagai:
Hutang Usaha 2000
2110 C